Repenser la communication admissions du Groupe INSA à l’échelle de ses 12 écoles

Ce qu’a fait Epiceum

Quel diagnostic Epiceum a-t-il posé sur la communication admissions du Groupe INSA ?

Epiceum a d’abord conduit un diagnostic approfondi du dispositif existant, en croisant plusieurs sources : analyse des outils et supports des écoles, benchmark de cinq acteurs de l’enseignement supérieur, questionnaires auprès des candidats, étudiants et personnels, ainsi que retours issus des salons et journées portes ouvertes. Au total, près de 3 800 réponses ont nourri cette première phase de travail.

Cette analyse a permis d’interroger l’ensemble de l’expérience admissions sous trois angles complémentaires : l’image du Groupe, la posture de service proposée au candidat et l’organisation interne.

Plusieurs enjeux structurants ont ainsi émergé : simplifier et moderniser les supports, mieux articuler print et digital, rendre le parcours d’information plus lisible, renforcer l’incarnation de la communication grâce aux étudiants, mieux exploiter la donnée et améliorer la coordination entre le Groupe, les écoles et le service admissions.

Le diagnostic a aussi mis en évidence un enjeu propre à un réseau de 12 écoles : construire une parole commune suffisamment forte pour installer la marque Groupe INSA, tout en permettant à chaque établissement de valoriser ses formations, son campus, sa vie étudiante et ses spécificités.

Comment la stratégie de communication admissions a-t-elle été co-construite ?

Plutôt que de produire un plan de communication en chambre, Epiceum a accompagné étroitement les équipes du Groupe à sa construction.

Deux ateliers collaboratifs ont réuni des représentants de la communication, des admissions, de la formation, de la scolarité, du Service admission du Groupe INSA, des directions d’écoles ainsi que des étudiants et alumni. Les participants ont notamment travaillé sur la modernisation de l’image, la posture servicielle, les ambassadeurs étudiants, la coordination entre établissements et les nouveaux usages à développer sur les salons et dans le parcours candidat.

Ces échanges ont permis de transformer le diagnostic en un plan de communication admissions structuré autour de 5 axes, 18 objectifs et 61 actions, puis d’en identifier les priorités opérationnelles.

Parmi les grands chantiers retenus : renforcer la gouvernance et la coordination, mieux affirmer l’image et l’identité du Groupe, optimiser les outils et les ressources, développer l’engagement des étudiants et alumni et repenser la présence du Groupe sur le terrain – salons, événements, webinaires et relations avec les prescripteurs.

Cette méthode a permis de construire un cadre Groupe commun tout en intégrant dès l’origine les besoins et contraintes des établissements qui devront le mettre en œuvre.

Comment Epiceum aide-t-il le Groupe INSA à piloter cette transformation dans la durée ?

La transformation de la communication admissions mobilise de nombreux acteurs : direction de la communication Groupe, Service admission du Groupe, équipes admissions des écoles, communicants, directions d’établissement et personnels présents sur le terrain.

Epiceum a donc accompagné le Groupe INSA dans la structuration d’une gouvernance adaptée à cette complexité : définition des chantiers, clarification des rôles, proposition d’une comitologie, construction du rétroplanning et organisation des modalités de décision et de suivi.

Le dispositif proposé repose notamment sur une logique de co-pilotage communication et service admission Groupe / écoles, avec des instances régulières de suivi et d’arbitrage et un principe central : construire les évolutions avec les établissements plutôt que dans une logique descendante.

Cette gouvernance est complétée par un dispositif de communication interne : points d’information réguliers, partage des décisions et des jalons, tableaux de suivi, ressources communes et préparation des supports nécessaires à l’appropriation progressive des nouveaux outils.

Un kick-off réunissant les parties prenantes a permis de lancer cette nouvelle phase et de remettre en perspective les différents chantiers dans une feuille de route commune.

Comment Epiceum accompagne-t-il l’évolution des pratiques des équipes ?

Refondre un dispositif admissions ne consiste pas seulement à changer des supports. Cela implique aussi de faire évoluer des habitudes de travail, des responsabilités et parfois des outils utilisés par plusieurs dizaines de professionnels répartis dans différentes écoles.

Epiceum a donc intégré la conduite du changement dès le cadrage de la démarche. Le travail consiste notamment à identifier les différents publics concernés et à analyser, pour chacun, les impacts potentiels des évolutions : organisation du travail, processus, outils, culture commune et nouvelles compétences à acquérir.

L’objectif est de traduire cette approche dans des formats très opérationnels : temps de prise en main, micro-briefs, fiches pratiques, FAQ, kits et documents récapitulatifs permettant aux équipes de retrouver facilement les messages et consignes utiles une fois les nouveaux dispositifs déployés.

Comment le parcours d’admission des candidats a-t-il été audité et repensé ?

L’un des axes majeurs du chantier consiste à ne plus regarder l’admission uniquement comme une succession d’étapes administratives, mais comme une expérience vécue par un utilisateur, depuis le moment où il découvre le Groupe INSA jusqu’à ses premiers pas dans son école.

Epiceum a audité ce parcours avec un focus particulier sur les CPGE, en combinant immersion auprès du Service Admission du Groupe à Lyon, entretiens avec ses équipes, échanges avec des directions d’écoles et analyse des communications adressées aux candidats.

Le travail a permis de cartographier les étapes, les acteurs, les messages, les outils et les passages de relais entre le Groupe, le SAGI et les établissements, mais aussi d’identifier les moments où la communication peut mieux informer, rassurer ou accompagner le candidat.

Cette approche a débouché sur le cadrage d’une démarche d’ateliers par voie d’admission – post-bac, CPGE, BUT/Licence, international, alternance – destinée à construire progressivement des parcours communicants plus lisibles et personnalisés.

À terme, l’ambition est notamment de disposer, pour chaque voie, d’une représentation claire des étapes, de messages adaptés aux moments clés, de contenus de réassurance et d’indicateurs permettant de suivre l’efficacité de la communication, jusqu’à l’arrivée effective de l’étudiant dans l’établissement.

Comment le Groupe INSA a-t-il été accompagné sur sa stratégie de présence sur les salons étudiants ?

Les salons constituent l’un des premiers points de contact directs entre le Groupe INSA, les futurs candidats et leurs familles. Epiceum les a donc intégrés pleinement au parcours admissions, plutôt que de les traiter comme des événements isolés.

L’accompagnement s’est appuyé sur l’analyse de la présence existante, des questionnaires auprès des visiteurs, personnels et alumni, ainsi que des entretiens avec les équipes admissions.

L’objectif : construire une stratégie de présence pour les salons 2026-2027 permettant de mieux sélectionner les événements, définir leur rôle selon les publics et territoires, harmoniser les messages et mieux mesurer leur efficacité.

Epiceum a également travaillé sur l’articulation entre salons, forums dans les lycées, webinaires et journées portes ouvertes, afin que ces différents temps puissent constituer un parcours progressif : découvrir le Groupe, approfondir son information, se projeter dans un campus puis préparer sa candidature.

La feuille de route prévoit également d’outiller davantage les personnes présentes sur les stands : argumentaires communs, FAQ, pitchs courts, éléments différenciants par école, supports numériques, QR codes et contenus permettant d’expliquer simplement les parcours d’admission.

Ce travail répond à un double objectif : renforcer la cohérence du discours Groupe tout en donnant aux équipes les moyens de répondre concrètement aux attentes très diverses des candidats et de leurs familles.

Comment cette stratégie s’est-elle traduite dans une nouvelle brochure commune ?

La refonte de la brochure Admissions 2026 constitue l’une des premières traductions visibles de cette nouvelle stratégie.

Epiceum a assuré la conception éditoriale et graphique de ce document de 36 pages, pensé comme une porte d’entrée commune vers les 12 écoles du Groupe.

L’enjeu était de rendre accessible une quantité importante d’informations sans reconstituer un catalogue exhaustif. Le contenu a donc été réorganisé autour d’un récit progressif : modèle de formation, valeurs du Groupe, domaines d’études, vie étudiante et internationale, parcours d’admission, rencontres avec les écoles puis présentation de chacun des établissements.

Une carte illustrée permet de visualiser immédiatement la présence des écoles sur le territoire. Les parcours d’admission sont expliqués de manière chronologique afin d’aider les candidats à se repérer dans les différentes étapes, tandis que des témoignages étudiants incarnent la diversité des expériences vécues au sein des campus.

La brochure a également été pensée en complémentarité avec le numérique : les informations les plus détaillées sont accessibles via des QR codes renvoyant vers les pages web correspondantes. Le support papier conserve ainsi son rôle d’information et de projection, tout en orientant le lecteur vers des contenus actualisés et approfondis en ligne.

Cette nouvelle brochure participe plus largement à la rationalisation de l’écosystème documentaire : une documentation Groupe plus claire, des informations détaillées basculées vers le web lorsque cela est pertinent et une meilleure articulation entre les outils remis aux candidats et les ressources utilisées par les personnels sur les salons.

Ce que ce projet démontre

Depuis 2024, Epiceum accompagne le Groupe INSA bien au-delà de la production de supports de communication.

La mission porte sur l’ensemble de la chaîne de valeur de la communication admissions : observer et comprendre les usages, construire une stratégie, associer les parties prenantes, organiser la gouvernance, repenser l’expérience candidat, accompagner l’évolution des pratiques et traduire ces orientations dans des outils opérationnels.

Elle illustre également la capacité d’Epiceum à intervenir dans un environnement complexe, composé de 12 écoles disposant chacune de leur identité et de leurs contraintes, pour faire émerger un cadre commun sans gommer les spécificités locales.

Enfin, elle montre comment une mission de communication peut devenir un véritable levier de transformation interne : en rapprochant communication et admissions, en décloisonnant les équipes et en replaçant progressivement l’expérience du candidat au centre du dispositif.